PPT 写作方法
wangzf / 2023-08-26
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PPT 写作的难点
咨询 PPT 最大的难点是讲述的逻辑和内容——如何把几个月的研究成果浓缩到一起， 整理成一份很有说服力的报告，并让客户看完以后就可以执行。
原始的数据、研究材料、结论通常是杂乱、冗长、冰冷冷的。 如果堆砌一堆没有逻辑关系的数据和事实，叙述方式也平淡无奇，只会让客户一头雾水。
麦肯锡的商务演示高级指南中写道，要想撰写顶级 PPT，在叙述的逻辑方面有三大原则：
- 开头建立共识
- 具体分析内容有强逻辑
- 用讲故事的方法叙述
开头建立共识
报告的目的是解决客户心中的问题。所以从一开始，就要建立起共识，以便于后续具体分析的开展。 可以套用 Barbara Minto 的 SCQA 逻辑展开报告。
- 背景（Context or Starting Point）
- 变化或困境（Catalyst or Complication）
- 问题（Question）
- 解决方案（Answer）
- 行动（Call to action）
背景
背景就是我们现在在哪。比如说，去年的财务表现非常好，但是今年第一季度增长停滞。 从背景开始，是因为背景一般是后面要说的故事的起始点。
一般背景是观众都已经熟知的事实，或者是在这个报告开始之前就已经同意的点。 背景信息能够让整个介绍(Presentation)有一个充满共识的良好开端。
典型的背景有“我们采取了某些措施”、“业绩变现很好”、“我们遇到一个问题”等等。 有的听众会问“你说的我已经知道了，然后呢？”，这个时候就会开始讲解“困境”。
变化或困境
困境让你要讲的故事产生很多张力。典型的“困境”包括：“我们无法做这个事，因为受到了某些阻碍”、 “我采取的行动并不有效”。描述"困境”的目的在于让听众问出他们心中的问题
问题
听了背景和困境，观众很自然地会问“那我们要做什么？”。这样就由问题可以很自然地过渡到解决方案。
解决方案
解决方案一般是报告地重中之重，它是你的建议。
行动
行动是你希望听众听完这个介绍（Presentation）做的一系列事情。事实上， 你的整个报告都会围绕“解决方案”和“行动”，因为你希望听众有所行动。 所以，在设计整个报告的时候，就要提前想好你想要建议客户做什么。
具体分析内容有强逻辑
用拆分的方法来回答复杂的问题
搭建一个框架，把分解完的想法和细节填充进去，能清晰地向客户表达我们的分析思路。 比如，利润表和资产负债表是最常用的框架。比如说，麦肯锡的报告给出了利润表的利润， 拆成了“营业额”和成本，分析了对公司利润不利的因素。
利用归纳的逻辑，而非演绎逻辑
演绎逻辑：从一个一般性假设开始，以连续的步骤得出一个特定的、合乎逻辑的结论的可能性。（从普遍性推理到特殊性）
举个演绎逻辑的例子：
- 如果一个人生病，那他无法来上班。
- John 病了。
- 则 John 无法来上班。
归纳推理：和演绎推理相反，自上而下的逻辑思考，基于信息的推断来结束。（从特殊性推理到普遍性）
举个归纳推理的例子：
- 两个证人声称 John 犯了谋杀罪。
- 凶器上只有 John 的指纹。
- John 承认了罪行。
- 所以，John 犯了谋杀罪。
当我们写 PPT 的时候，我们会本能地按照工作的顺序来表达我们的想法，这实际上是一个演绎推理的过程。 一般来说，不建议这么做，因为客户并不在意你做了什么、你有多努力，他们只想知道问题的答案是什么。 所以，我们建议用归纳推理取呈现问题的答案，因为它理解起来更加简洁明了。
连贯的标题说明需要论证的过程
标题，是一份报告中的重中之重。报告有一条逻辑清晰的故事线，所以标题要承接的非常紧密，并且要非常容易读懂。 这就意味着我们要尽量保持标题之间的统一，包括结构、时态、语调、格式。就像写一篇文章一样，一个个论点间的连接要非常流畅。
比如麦肯锡的报告，如果把多页的 PPT 标题连起来，必然有统一的逻辑：
- UPS 正在经历前所未有的 利润损失
- 利润损失 主要来源于 销售量的下降，RHB pre-funding 的要求，以及节省成本方面的限制
- 由于法律法规的框架建立以后，销售量的下降 比预期更加严重
- 经济下滑加剧了 销售量的下降， 但是邮件需求已经到达了拐点，电子化趋势会造成 长期的下降
用讲故事的方法叙述
很多人会把 PPT 的重点放在格式上，或者是让 PPT 看起来很高大上。问题往往不是对齐、字体、字号、颜色、没标数据来源， 虽然这些也是问题，但最大的问题是“讲故事”。
亚里士多德说“我们无法通过智力取影响别人，而情感却能做到这一点。”，我们在解决问题的时候， 可以用逻辑、用理性，但是当我们要去影响别人、让他们认同我们的时候，只有逻辑是不够的。